企业如何保管日益增多的合同？

如何保管日益增多的合同？这是不少公司所共有的疑问。在这里，小编带大家看看合同的具体分类方式，并重新审视合同的保管方法，提高使用效率。

合同的保管方法：

在保管合同书时，为了更加快捷地找到目标文件，请用最适合自己公司的方法进行分类。分类方法有“按名称分类”“按主题分类”“按项目分类”“按数字分类”4种。让我们来分别看看吧。

按名称分类

以合同的签订方企业、商品、服务名等，来决定合同的名称。决定了名称后，按拼音排序。名称分类的，所以很容易找，但是数量增加了的话就很难管理了。

如果企业、商品、服务的名称因员工而异，则按名称分类就无法发挥作用。因此，事先要定下一套名称规则。

按主题分类

是以合同内容为基准分类的方法。管理起来很方便，但是，如果分类基准错误，基准模糊的话，就不能进行适当的分类。

按项目分类

是以项目为单位分类合同书的方法。规模大的项目可以统一管理相关文件，所以推荐。但是，如果项目在同一时期重复多次的话，有可能会弄错分类目标。

按数字分类

是以合同的签订日期和合同的有效期为基准分类的方法。按年度大分类，按合同分配固有的合同号码的话，容易保管。如果签订日期明确的话，可以很容易地找到合同书，但是如果不明确的话就很难找到了。

有效保管合同的方法

如果活用合同管理系统的话，业务效率会比用箱子和文件袋保管合同书的方法更高。

合同管理系统是指将文件数据保存在数据库中的系统。这样不仅可以在公司内部进行数据共享，还能提高信息的检索性。因为在数据上加上标签可以提高效率，以达到在实体文件管理中难以办到的多方面检索。