导入企业文件管理系统的3个优点

近年来，通过导入企业文件管理系统来提高业务效率的企业越来越多。所谓企业文件管理系统，是指能够将企业需要的文件数字化，简单地进行共享、管理的系统。

如果导入了文件管理系统，与纸质文件管理相比，在使用便利性和安全性等方面可以得到很多好处。在这篇文章中，在明确了用纸文件管理时的烦恼之后，从3个方面来说明导入企业文件管理系统的优点。

纸文件管理的缺点

很多企业都是用纸管理文件的。但是，纸质文件管理可能会引起以下问题。

・不知道重要的文件在哪里

・丢失重要文件

・废弃文件很费事

・文件管理的交接很麻烦

・很难限制能阅览文件的人

丢失重要文件，不知道重要文件的位置的话，无用的劳动就会增加。废弃文件需要花费不必要的成本，结果就会导致业务效率恶化，生产性降低。

导入企业文件管理系统的3个优点

1.检索功能可以快速找到文件

如果导入文档管理系统，可以提高信息管理的效率。系统可以保存并管理Word、PPT、PDF等各种格式的文件。文本数据在导入到系统数据库中。如果您使用专业的管理系统浏览此数据库，您可以快速找到所需的文档。此外，如果能够在添加文档时添加该文档属性信息的功能，也可以使用其他检索方式进行搜索。只要事先上传好会议记录、书面文件、报告书等文件，查找文件时手到擒来。与基于纸的管理不同，文件不会丢失。

2.可通过访问权限功能加强安全性

由于文件管理系统搭载了成员的管理功能，所以即使人员的追加或调动也可以轻松管理。例如，“只有负责人才能访问业务计划”、“掌握团队作业进展情况的记录表只有项目组的成员才能读写”等设定也很容易。

3.可以在系统上简化工作流程

必须得到上司批准文件的申请工作流程非常复杂。另外，很多人也有因为责任人外出而得不到批准而感到困扰的经历吧。如果是文件管理系统的话，可以先上传，在系统上等待上司和负责人的认可。另外，即使本公司和营业所在地有着地理上的分隔，云型文件管理系统也可以在线管理文件。可以大幅度缩短等待批准的时间。

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