导入企业文档管理系统的5个目的

为了解决企业的文件管理相关的各种各样的难题，企业大多都导入了先进的企业文件管理系统。虽然有着简化工作流程、无纸化等各种各样的优点，但还是有很多人会质疑到底是否真的需要。因此，本文将对企业文件管理系统的必要性和导入目的进行说明。

1.企业文件管理的难题

业务和文档管理之间有着密不可分的关系。例如，会议资料和给客户的提案资料、合同书、账单等各种各样的场合需要文件管理。因此，企业规模越大，就越需要管理数量庞大的文件，这会产生以下问题。

·大量纸张资料占用空间

·无法顺利找到想要的文件

·纸质文件出现丢失、信息泄露等安全方面

·无法在外出或出差后顺利确认文件

·无法将文件数据作为资产好好利用

纸质文件管理不仅需要维持费，管理也会变得繁琐，而且减少了将文件内的数据作为公司资产来使用的机会。为了解决这些课题，企业文件管理系统可以说是必不可少的系统。

2.文件管理系统的5个导入目的

不仅限于企业文件管理系统，在导入其他系统时也应该思考，为什么导入那个系统。也就是说要明确引进目的。目的不明的情况下，无法选择最适合本公司的系统，结果导致系统导入效果不明显。企业导入文件管理系统的目的有很多，在这里分为5个要点来看看吧。

·无纸化

通过将纸质文件电子化，可以改善办公室环境，不需要保存场所，节省空间。另外，免去归档和分类的工夫，可以提高工作效率。

·提高业务效率

很多企业烦恼的是，为了在文件管理上分配资源，降低了业务效率。在那样的企业里，在文件管理上尽量不使用时间和人力比什么都重要。如果导入了企业文件管理系统，检索必要的资料和文档就可以找到想要的资料，提高业务效率。

·风险管控

通过自己公司的努力，即使在文件管理上能把成本降到最低，很多企业也不能消除安全方面的风险。企业文件管理系统为了强化安全性，有对系统的访问权限进行设定、访问履历管理功能，不仅可以防止文件丢失，还可以将信息泄露的风险控制在最小限度。

·版本管理

版本管理是指管理在计算机上创建和编辑的文件的修改历史。很多企业无法把握文件是什么时候怎么更新的。 如果导入企业文件管理系统的话，可以解决企业的烦恼，一直掌握最新的数据并加以利用。

·知识管理的实施

在众多IT企业扩大业务、重视数据价值的现今，积累、把握、分析本公司的知识和经验积累是非常重要的。但是，很多在纸质媒体上进行文件管理的企业无法将自己公司积累的数据作为资产加以利用。企业文件管理系统能够在企业内部共享企业和员工所拥有的知识、经验和经历，来提高企业整体的生产性、竞争力和企业价值。

若想继续了解导入企业文档管理系统的步骤，可以阅读下面这篇文章。

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