企业文件管理系统导入失败的4个原因

通过导入文件管理系统，就不需要使用纸质媒介，可以提高内部控制和信息的检索性，实现信息共享等。但是，引进未必能取得预期的成果。因此，在这里，我们来解说一下文件管理系统导入失败的理由。

导入企业文件管理系统并不一定就能成功。很多企业在导入文件管理系统时失败的原因有以下几点。

1.在引入系统前没有考虑会遇到的问题

有些企业在处理文件管理时，有时不确认可能会发生的问题，就导入了企业文件管理系统。这只会使现场的手续复杂化，无法提高业务效率。例如，当系统开始运转后，遇到无法应对重要文件的文件格式转换等致命问题的时候，导入效果就会变弱。

2.管理者和使用者的问题意识不一致

企业文件管理系统的导入项目只由系统管理部门和文件管理部门的负责人推进，可能无法反映实际使用者的意见。在这种情况下，导入的系统可以改善管理者方面的业务效率，但会使利用者方面的业务效率恶化。结果整体的导入效果就不太明显了。

3.不理解引入文件管理系统的意义

无论导入多么优秀的文件管理系统，如果使用者不理解如何通过导入系统提高公司整体的生产性，就无法期待正确的利用。另外，如果不能正确教育系统利用安全上的注意事项，有可能会轻易地将机密性高的文件泄露出去。

4.没有必要的功能

文件管理系统有各种各样的功能，随着导入目的的不同，系统所要求的功能也不同。只考虑到成本和操作感等因素，导致在导入后意识到没有必要的功能，就无法充分体现企业文件管理系统的优势。相反，除了本公司要求的功能之外，还搭载了很多多余的功能，有时不能充分利用，也会适得其反。

为了避免系统导入失败，需要注意的要点如下。

·在选择产品之前，明确系统的导入目的

·在导入系统之前实施员工教育

·确认文档管理系统有哪些功能

如果希望企业文件管理系统能够导入成功，下面这篇文章希望对您能有所帮助。

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