企业管理合同应该使用EXCEL还是合同管理系统

管理合同可以使用专门的企业合同管理系统，也可以用excel。不少公司都不清楚应该使用哪一种方式。本文将介绍使用excel的优缺点，以及合同管理系统的优点。

用Excel管理合同的优点

下面介绍用Excel制作台帐，管理合同书的两个好处。

•易学易懂

Excel对很多人来说是使用惯了的软件。说是几乎所有企业都使用的工具也不过分。因此，通过Excel管理合同书的话，员工的抵触会比较小。引进新的工具大多会遭到员工的排斥，但如果是excel的话就可以避免了。而且，还有一个优点是不需要员工培训。导入新工具的时候需要指导使用方法，但是Excel应该有很多员工已经能使用。可以说是没什么负担就能引进的合同管理方法。

•容易编辑项目和计算

Excel的特点是自由度高。可以自由设置格式，添加、删除和编辑条目也很简单。另外，如果利用函数的话，也能实现高度的处理。虽然需要一定程度的知识，但是一旦设定了谁都可以使用那个格式。如果好好利用的话，可以使很多处理自动化，实现业务效率化。

用Excel管理合同书的缺点

用Excel管理合同也有坏处。让我们来看看这两个缺点吧。

•合同更新作业繁杂

在Excel里合同更新日的管理很难。必须定期确认是否有临近期限的合同。而且，不仅仅是日期，那个合同是自动更新还是终止也需要另外确认。另外，随着契约更新，台账的信息更新也很麻烦。既然是靠人力来完成，就有可能忘记更新合同信息而导致台账记录与实际情况发生差异，造成混乱。

•编辑和阅览的权限管理很困难

在合同管理中，重要的是相关人员能够顺利地访问信息。但是，由于很多合同是机密文件，所以不希望处于任何人都可以访问台账的状态。被随意编辑的可能性自不必说，也有信息泄露的风险。为了避免这些风险，需要设置访问限制、操作权限，添加日志查看功能。但是，Excel不具备那样的功能，不适合多人使用。

活用合同管理系统的优点

合同的管理，除了Excel以外，也有使用合同管理系统的方法。在这里介绍使用合同管理系统的两个好处。

•可以统一管理合同期限和更新

合同管理系统具有通知合同期限迫近的功能。也就是说，没有必要事先确认定期的台账，并记住合同期限。根据产品的不同，有的产品可以详细设定通知的时间、次数、通知方式。比如，月初汇总收到通知，可以防止忘记确认合同期限。另外，更新和废弃也可以自动化。如果事先设定好知道要更新、废弃的合同书，就可以不用操作而更新底账内容。不仅可以减少操作上的麻烦，还能减少人为失误，可以说是一箭双雕的方法。

•可以以个人或团体为单位设置权限

与Excel不同，合同管理系统具有访问限制和权限设定功能。只有授权的员工才能浏览和编辑数据，安全性就会变强。权限不仅仅是个人，也可以以组为单位设定。可以按照例如“营业部可以编辑、会计部只能浏览”的形式进行设定，使部门间的合作更加顺利。而且，很多合同管理系统都具备日志获取功能。根据这个，可以掌握什么时候谁做了什么样的操作。不仅有助于查明问题发生时的原因，也通过日志来实现内部控制效果。

总的来说，Excel的合同管理导入难度低，也没有成本上的负担，但是更新工作繁琐和权限设定方面有难题。另一方面，如果是合同管理系统的话，可以减少管理的麻烦，提高业务效率。通过通知功能不仅可以防止合同期限的遗漏，还可以在公司内顺利进行合作。