提高企业文件管理效率——纸质文件如何管理（上）

2020-11-26 90

纸质文件的增多会给文件管理带来不便与风险。怎样才能高效地管理纸质文件呢？本文将介绍如何提高纸质文件管理效率，并根据很多企业面临的难题，介绍文件的数据化。

1.提高纸质文件管理效率的方法

•把不要的文件扔掉。

文件如果什么都不处理的话就会越来越多。想着也许什么时候会用，往往会推迟文件的处理。为了处理不需要的文件，需要设定明确的规则。设定规则时，以使用频率为基准。例如，一年看几次的资料应该保管，但是2年以上没使用的文件的利用价值很低，所以处理掉也没有问题。以一定期间的使用频度为基准，决定是否处理文件。使用频度不明的情况下，以“即使处理了也能再次得到吗”为基准。

•设置临时保管空间

对文件规定规则并分类保存是基本，但也有不符合规则的情况。比如说，未处理的账单的保管场所还没有决定的情况下，在处理完成之前会一直放在桌子和打印机上，也有可能丢失。在这种情况下，制作暂时保管规则以外的文件的“其他文件盒子”等。临时保管空间里混杂着多种文件，但也不用担心文件会丢失。找文件的时候只需确认一下暂时保管的空间就可以了，可以提高效率。另外，即使是符合规则的文件，由于人手不足也有不能马上整理的情况。在这种情况下，建议将分类前的文件按事件分类放入文件夹，整理成“半成品箱”。看了半成品箱，谁都可以知道正在处理的案件，负责人以外的人也可以处理。工作结束后判断需要和不需要，整理文件。

2.纸质文件管理带来的问题

根据下的功夫不同，纸质文件管理是可以提高效率的，但是随着纸质文件的增多最终会达到极限。那么，我们来看看纸的文件管理有什么样的难题吧。

•公司内部文件私有化

纸质文件管理容易引起公司内部文件私有化。公司内部文件私有化是指员工个人管理文件而没有共享信息的状态。这是因为很多人以为在个人的办公桌或储物柜里保管的文件更容易找到，但是私人物品化的文件只有本人才能知道保管场所，最坏的情况可能会丢失。而且，私有化的文件安全性也有问题。想要提高文件管理效率的话，应该禁止公司内部文件的私有化，并进行共享。只是，文件多的话管理不周到，会允许私有化，这是现状。

•无用文件的增多

在日常业务中文件会继续发生。为了以后能够查看文件，会事先保管文件，但是过了半年的话，大部分的文件就不需要了。也就是说，堆积了几乎不会去查看的文件。不需要的文件持续增加的话，就会在文件分类保管上多下功夫。不处理的话，保管空间只会扩大，不会缩小。纸质文件管理在业务上很费事，需要保管空间。

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