提高企业文件管理效率——纸质文件如何管理（下）

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3.文件的电子化

想要解决纸质文件管理中的问题，只要把文件电子化就好了。文件的电子化是指将纸质文件转换成PDF等电子数据进行管理。纸质文件只要扫描就能简单地电子化，公司内有扫描仪的话就可以扫描。如果缺少扫描的人员与工具，需要电子化的文件量大的话，也有承包电子化的服务。另外，电子化的文件将保存在公司内部网络上，由企业全体共享。因此，需要事先决定好并统一好文件名的命名方法、保存的场所、文件夹的分类基准等文件管理的规则。

4.文件的电子化的优点

•节省空间

管理纸质文件需要准备保管空间，租用保管空间的话需要租金，文件量多的话租金也会增加。将文件电子化后会被保存在服务器和云环境中，节省空间。

•容易找文件

纸质文件检索需要时间。相对的，电子化的文件被保存在服务器和云环境中，只需指定条件即可瞬间检索，纸质和电子化的文件的查找时间会有很大的差别。另外，在云环境中保管文件的话，如果有网络环境的话，外出时也可以检索必要的文件。

•防止文件丢失

如果文件的原件是纸的话，如果不恰当地管理文件的话，丢失和带走的风险就会增大，而且可能会错误处理。如果将文档电子化保存，则能进行备份，并防止错误删除。如果保存在云环境中，即使发生火灾也可以减少文件丢失的风险。

5.掌握纸和电子的区别，妥善管理文件吧

为了提高纸质文件管理效率，请处理无用的文件，设置暂时保管未处理文件的空间。

但是，因为能提高效率的范围有限，电子化也是一个很好的选择。只需要扫描纸质文件就能电子化。电子化可以节省空间，提高搜索性。而且可以减少文件丢失的风险。理解纸和电子的区别，实施适合自己公司的文件管理方法吧。

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