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3.文件的电子化
想要解决纸质文件管理中的问题,只要把文件电子化就好了。文件的电子化是指将纸质文件转换成PDF等电子数据进行管理。纸质文件只要扫描就能简单地电子化,公司内有扫描仪的话就可以扫描。如果缺少扫描的人员与工具,需要电子化的文件量大的话,也有承包电子化的服务。另外,电子化的文件将保存在公司内部网络上,由企业全体共享。因此,需要事先决定好并统一好文件名的命名方法、保存的场所、文件夹的分类基准等文件管理的规则。
4.文件的电子化的优点
•节省空间
管理纸质文件需要准备保管空间,租用保管空间的话需要租金,文件量多的话租金也会增加。将文件电子化后会被保存在服务器和云环境中,节省空间。
•容易找文件
纸质文件检索需要时间。相对的,电子化的文件被保存在服务器和云环境中,只需指定条件即可瞬间检索,纸质和电子化的文件的查找时间会有很大的差别。另外,在云环境中保管文件的话,如果有网络环境的话,外出时也可以检索必要的文件。
•防止文件丢失
如果文件的原件是纸的话,如果不恰当地管理文件的话,丢失和带走的风险就会增大,而且可能会错误处理。如果将文档电子化保存,则能进行备份,并防止错误删除。如果保存在云环境中,即使发生火灾也可以减少文件丢失的风险。
5.掌握纸和电子的区别,妥善管理文件吧
为了提高纸质文件管理效率,请处理无用的文件,设置暂时保管未处理文件的空间。
但是,因为能提高效率的范围有限,电子化也是一个很好的选择。只需要扫描纸质文件就能电子化。电子化可以节省空间,提高搜索性。而且可以减少文件丢失的风险。理解纸和电子的区别,实施适合自己公司的文件管理方法吧。
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