成功引进企业文件管理系统的6个步骤

企业文件管理系统是一边保管、保存企业活动中的记录和信息，一边提高经营效率的工具。但是，导入文件管理系统的话，并不是一定能提高效率的。因此，本文将分六个步骤来说明如何成功运用系统。

为了在企业文件管理系统的运用中取得成功，需要在导入系统之前做好以下三件事。

1.明确系统导入目的

引进时必须考虑的是，在管理文件方面有什么样的课题。即使导入了企业文件管理系统，如果不能解决导入前的问题就没有意义了。作为导入目的的例子有“归档的方法要怎么做”、“检索关键词要怎么设置”等。

2.用户和管理者的意见共享

企业文件管理系统的管理者和用户（员工）对系统运用的意识不尽相同。引进时如果管理者一方单方面进行管理设定的话，可能会造成用户的不便。

这就需要管理者和用户就运用方法进行讨论，文件管理系统的运用要点是在“用户”和“管理者”之间找到令双方都满意的方案。

3.实施员工教育

在运用企业文件管理系统时，实施相关的员工培训很重要。管理的文件是公司的重要财产。大部分的企业文件管理系统，在安全方面也有很多高品质的服务。但是，即使再怎么警惕外部的不正当访问，由于公司内部的人的失误而发生信息泄露的话也是无济于事的。为了防止这些问题，需要通过风险管理培训等方式，彻底进行员工教育。例如，设置详细的使用规定，阅览时限制相关人员才能访问比较好。

那么，在实际导入企业文件管理系统后，该如何运用呢？在这里，将说明主要的3个方面。

1.整理现有文件

文档管理系统是管理累积数据的系统，所以系统导入的效果会很大程度上取决于所获取数据的质量和数量。数据的质量是指是否容易检索、信息是否有遗漏等，量是指覆盖了多少数据、这些数据是否能够准确地按优先顺序排列等。

将现有文件数据化后通过文档管理系统进行管理时，要灵活运用分组和链接，这样就能很方便地查看相关的多个文件。

2.文件的数据化

企业文件管理系统将一个文档分成内容数据和元数据两个数据来识别。内容数据是将文档内容直接数据化的数据，元数据是表示该文档是什么的数据。参考上一阶段整理的现有文件组，决定以怎样的基准设定元数据，实际将现有文件数据化。

3.共享计划进展情况

定期和用户共享数据化的计划和进展状况，可以防止“误以为所有数据都在系统上”“无法有效检索文件数据”等问题。

本文关于成功运用文件管理的方法，分6个步骤进行了说明。如果没有正确导入企业文件管理系统的话，就不能有效地管理文件。如何将文件数据化并进行整理，也会使导入效果发生很大的变化，所以了解正确的运用方法极为重要的。