如何选择适合自己公司的企业合同管理系统？

应该如何选择合同管理系统？在这里，就由小编来解说一下合同管理系统的选择方法。请务必参考，找到适合自己企业的合同管理系统。以下是小编归纳的5个注意事项。希望能对各位有所帮助。

1.导入形式是否适合本公司

合同管理系统的导入形式主要分为云型和预装型。

云型的话，可以通过互联网来获取服务。也就是说，不需要自己公司调整设备。只要有网络环境，基本上哪里都可以使用。因此既初期费用便宜又不需要维护，少了很多麻烦。特征是签约后可以在短时间内开始使用系统。但是，运行成本更高，而且把信息寄存到公司外，安全方面会有不安，这是一个难点。

另一方面，预装型是自己公司备齐服务器和网络等设备，运用的形态。不像云型那样简单，预装型需要初期费用。但是，因为可以自己管理一切，所以可以按照自己的想法定制。不用把信息寄存在公司外也可以安心。

2.引进和运行的成本是否恰当

合同管理系统的引进和运行需要以下成本。

引进费：这是只有在开始使用的阶段才会产生的成本。如果是云型的话，可以便宜一些。

运行成本：这是引进后运行所需的成本。云型需要按时长收费，预装型在管理系统的人才和机器上需要成本。从长期的角度来看，云型更贵，一定是预装型更加划算的，所以要好好确认一下费用。

许可费：有的云型根据用户人数的不同费用也会发生变化，也有用户数无限制的情况。前者适合在使用人数少的情况下，后者适合在大规模企业和人数变动较大的职场使用。当然，预装型一般不会出现这种问题。一定要好好确认一下以上的成本是否在预算内。顺便一提，有的供应商提供免费试用期，最好有效利用这样的机会。

3.是否具备必要的功能

无论价格多么实惠，如果没有必要的功能就没有意义。合同管理系统中以下三个功能不可或缺。

合同期限的通知：负责人要记住合同的更新日期和到期日期是非常困难的。无论怎么注意，也免不了忘记的风险。因此合同更新期限或到到期时间的通知功能很重要。合同管理系统中导入的合同期限临近时，会通知相关人员。通知的方法可以灵活设定。可以对一个合同进行多次通知，在月初汇总通知等，方便使用者使用。因为可以设定多个通知目标，所以即使一个人忘记也可以避免过期的风险。

管理项目的统一更新：在合同管理中，能够统一更新管理项目非常重要。例如，管理部门名称发生变更时，必须随之变更所有合同的项目。如果一个一个地更新契约书的话，会耗费大量的时间吧。因此，如果有统一更新功能，可以瞬间更新管理对象的所有合同的相应项目。

画面操作简单：合同管理系统会有很多员工使用。因此，不能使用只有一部分人才会使用的复杂系统。谁都能直观操作的系统是最理想的。如果是可以快速上手的产品，可以节省在员工培训上的开销，也能促进系统在公司内部的渗透。因为操作性也有不实际使用就无法感受到的部分。如果有免费体验等的话，实际触一下是很重要的。

4.是否安全

合同的信息不能外泄。选择具有以下安全功能的产品吧。

日志管理：日志管理就是取记录的功能，通过记录了解是谁什么时候做了怎样的操作。如果有可疑的动作，在问题发生前就可以采取对策。

部分功能限制：禁止打印或保存到外部存储器等一部分功能的限制。这样可以防止资料外泄。

访问限制：可以以部门和个人为单位设定访问限制。具体能限制到什么程度，根据产品的不同有很大的不同。最好还是要实际使用中了解或直接询问开发商。

5.是否有完善的售后服务

不仅合同管理系统本身的性能，开发商的售后服务也是重点。特别是发生故障时，供应商是否能够提供帮助会有很大区别。

如果想在自己公司解决问题的话，就必须详细掌握产品。但是，平时没有这个必要，详细地了解产品是不现实的。如果开发商的售后服务很完善的话，故障时的应对也可以交给开发商。可以把系统异常导致的业务停滞控制在最小限度吧。具体来说，请注意以下项目。

① 可以应对的时间段

② 有无易懂的手册

③ 联系方式（电话，微信，邮件）