正确管理企业文件的4个窍门

1.文件不应过于细分

“采取了恰当的文件管理方法。”

“管理得很好，应该没问题。”

一边这么想，一边却不知为何总觉得文件管理困难。事实上，这种管理有时管理过度造成的，原因是过度细分文件夹。如果管理的是纸质文件，那就是对文件的保管场所细分过头了。

文件夹的细化，可以认为是为了明确所在位置，减少寻找目标文件所需时间的方法。但如果过于细化，到达目的文件为止反而花费了更多时间。

如果过于细分化的话，随着文件增多，相应的文件夹也会持续增加。文件少的时候还可以，但是文件夹太多的话，不知道哪个文件夹里保管着哪个文件，结果找目标文件要花费的时间更长了。

因此文件夹不要过于细分化，在大致分类的过程中不断地将相关文件和文件扔进去。例如销售方面的资料的话，把每个客户的文件夹里再分成每个交易文件夹，这样的细化实际上就足够了。

2.活用全文检索

文件夹不进行过度细分，在大致分类后不断向其中丢文件，这样做会不会导致文件找起来很麻烦呢？全局检索就是为此而存在。全文检索是指从多个文件或文档中检索指定的字符串。与平时使用的文件内检索等不同，可以一口气检索包含指定字符串的内容。全文检索几乎不花费时间，马上就能访问目标文件。不过这个方法只能运用与数字化文件，不能用于纸质文件管理是缺点。

3.对于不同的岗位实行不同的文件管理方式

因为工作种类不同，处理的文件也会随之改变。企业需要正对不同岗位，设定高效率的管理方法。

4.设定文件保存期限

如果放任不管的话，文件就会不断增加。但是，有不少文件每天都会重复产生，没必要永久保存，整理后能发现删除的东西有很多。没有设定保存期限的情况下，不需要的文件也会继续保存，这是使管理复杂化的一个原因。如果按照种类决定保存期限的话，就不会把不需要的文件储存起来，并且可以毫不犹豫地废弃。尽可能减少不必要的文件，使文档管理更加顺畅。