企业文件管理数字化

过去，企业文件一般将纸质文件装进档案袋，集中在档案室，这种储存方式既不环保，查找起来也费时费力，文档的备份也相当麻烦。

企业文件代表的是一家企业的历史，发展历程，也是积攒下来的经验与智慧，是难以用金钱衡量的宝贵财富，一旦损坏对企业是很大的打击，因此保存企业文件一定要用科学可靠的方式。如今，在科学技术的发展下，许多企业从传统的纸质文件管理转变为现在的数字化文件管理，将文件资料库升级成了真正的智慧库，从浅层的历史资料查看功能转为了从文件管理到深入日常工作信息资源共享的多层次化服务。文件数字化的好处在于检索简单，存储快，空间占用小，维护方便，不受季节天气等外界影响，被认为是当今文件存储最安全可靠的手段。

那么，如何实现文件数字化呢？文件数字化是通过计算机技术，扫描技术，OCR技术，数据库云端存储技术而实现的一种新型文件存储方案，将文件的载体从纸质转化为了数据库，通过数据库的规范化管理，网络的多终端链接，多技术的有机组合，形成一个架构完善，存储有序，随时提供资料，实现资源共享的数字化资料库。

这样的数字化文件库能够合理存储企业的历史业务与当前业务，确保档案的安全同时又能保证及时的调用，可以提供员工的日常工作的资料信息的需要，真正的将企业的数字化知识库加以利用，节约员工的办公空间，办公时间，提升档案的可利用性和安全性。

因此，将文件管理数字化推向一个新的阶段是有必要的。随着信息化进程不断加快，如今所有的事情都在过程和操作模式上进行规范化，智能化处理。文件管理数字化是未来智能管理发展的大趋势。普拉内特积极跟随科技发展趋势，开发有SmartFiles企业文件管理系统，为文件管理数字化建设添砖加瓦。