选择适合自己企业的文档管理系统要注意什么？

如今企业都追求信息化，不用等一年，资料就会积攒到一个惊人的数字，传统的文件管理方式已经无法适应现在的庞大数据量。随着云端技术的不断发展，耗时耗力的纸质文件管理或文件夹管理方法已经被淘汰，不少公司选择使用企业文档管理系统，为自己搭建一座信息与知识的数字图书馆，很快就提高了企业的资料查找效率和协同工作能力，同时也为公司机密带来了保障。那么，选择企业文件管理系统有哪些注意事项呢？

根据自身需要选择功能契合的管理系统

企业文档管理系统的功能并非越多越好，随着保存的资料越来越多，多余的功能反而会使得整个系统显得臃肿。不同的公司不同的部门对文档管理的要求都有些许差异，如果市面上没有贴合公司业务的文档管理系统，寻求专业的软件定制公司例如普拉内特，定制系统也是不错的选择。

考虑系统兼容性

许多文档管理系统对文件的格式与操作系统有特殊的要求。企业在选择文档管理系统之前需要考虑本公司需要在哪些终端上启用该系统，同时许多系统无法上传特殊格式的文件，或无法读取图片与PDF文件中的文字，导致检索时无法找到想要的文件，因此，在决定投入使用之前必须确认该系统是否能识别各种格式下的文件内容。

注意系统的安全性处理

企业文档的安全性在于以下两点：一是文档是否会丢失，文档丢失后有无备份保护；覆盖旧文档后是否能复原；当文件误删或硬盘损坏时，是否还能还原文件。二是文件泄露风险管控。核心文件是否能添加权限设置；文件是否能导出外传；终端丢失后终端中的文件是否有安全保护，这些都是企业需要关注的问题。

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