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SmartFiles-企业文件管理系统

搭建数字化资料库,让文件真正成为企业的知识财富!

SmartFiles是由SmartDiscussion派生出的一款Windows终端的智能文件管理系统,专注于文件的数字化管理,是针对企业文件数字化建设提出的解决方案。

如今企业追求信息化,企业需要管理的文件日益增长,用不了多久,文件就能达到一个惊人的数字。以往的纸质文件管理耗时耗力,随着文件的堆积,文件管理成为了不少企业的头号难题,于是企业文件管理系统应运而生。企业文件管理系统不但能够整合资料,为企业搭建数字化平台,提高文件管理效率与检索效率,也为公司机密带来了安全保障。

SmartFiles,通过团队协作和强大的存储功能,更好的实现了企业的文件管理。SmartFiles搭建知识库让企业资料文件管理井井有条,企业内文件实时共享,随时可与企业成员共享、讨论文件。


SmartFiles的优势

优势1.文件录入方便快捷,有效提高工作效率

只需在电脑上将本地的文件,通过鼠标拖拽的方式添加到web浏览器的画面上,就能实现文件的录入(上传),非常的方便。
支持Office文件(Word, PowerPoint, Excel等)自动转换成PDF格式。
※文件上传是文件共享的前期准备工作。
文件导入方便快捷

优势2.多种检索方式,快速找到想要的文件

导入我们的SmartFiles-企业文件管理系统,可以提高信息管理的效率。
系统可以将多种文件扫描成PDF文件保存并管理,文本数据直接导入到系统数据库中。
也可以不扫描,直接保存Word、PPT、Excel等各种格式的文件。
使用SmartFiles的检索功能,您可以快速找到所需的文档。
可以为系统内文件添加该文档的属性信息(台账·标签)来方便检索,也可以使用PDF全文检索方式进行搜索。
只要事先上传好会议记录、书面文件、报告书等文件,查找文件手到擒来。

检索方式1:标签检索

可以轻松的管理几百个文件。
通过设置标签(价格、规格、颜色、日期等),可以快速筛选出想要浏览的文件。
文件高速检索,标签

检索方式2:台账检索

台账中可以添加比标签更为详尽的信息,方便定位想要的文件
您可以为文件夹添加台账,项目可以自定义,例如:时间,用处,所属项目,项目阶段,描述等等。
检索时可以为多个项目进行限定,以精确定位目标文件。
文件高速检索,台账

检索方式3:PDF全文检索

指定关键字对PDF文件进行全文检索。
运用本公司独自开发的高速搜索引擎,从海量的文字中检索出包含指定词语的文件或位置仅仅需要几秒钟的时间。
支持多文件检索。
文件高速检索,PDF

优势3.完善的权限管理,让你不必为企业文件安全担忧

当发生员工辞职、文件导出、资料管理不当等情况,若没有一款安全可靠的企业文件系统管理,极有可能发生文件丢失。
公司文件泄露,会对公司的发展起到严重的消极影响。
于是,系统的安全性就显得极为重要了。
SmartFiles提供的文件管理方式,安全可靠,有效防止文件泄露,并且设置方式尽量简单。在安全的基础上,追求更高的效率。

  • 用户管理:对每一位用户进行有效的权限管理,仅对必要用户开放文件改动权限。
  • 用户组管理:对用户进行分组,组内文件仅对组内成员开放,避免用户看到不必要的文件。
  • 资料组管理:将零碎的文件资料合理分组,追求资料管理高效率。
  • 共享管理:对组内文件共享的设定,限制组内成员对文件的查看,强化安全管理。
权限管理

SmartFiles的使用场景

场景1 经营资料管理与共享

现代化企业少不了员工之间的文件交流。通过企业文档管理系统能够对日常工作产生的资料进行统一管理和共享。
没有统一的管理系统员工之间的文件传递靠QQ或微信,这不但降低了员工的工作效率,没有固定的管理流程也会导致业务不规范,文件审核缓慢等问题。
SmartFiles能将工作流程规范化,来提高员工之间的协同能力,还能对公司文件进行保护,最大限度降低文件安全上花费的成本。
如今激烈的市场竞争,需要一款企业文件管理系统,让文件的共享不再困难,让工作流程更加顺滑,以此提高工作效率,提高企业的核心竞争力。
经营资料管理

场景2 合同电子化管理

通过合同电子化,可以将操作履历作为记录保留下来,确认使用终端、操作日期、人物等信息。
另外,合同内容保存在服务器上,通过服务器备份,减少信息丢失和损坏的风险。
本文件管理系统还搭载了防止篡改和加密的功能。因此,比纸上的合同安全性更高,可以加强规范。
合同内容被电子化,所以不需要考虑归档和存储空间。在寻找过去的合同书的时候,如果指定合同日期和合同公司等项目来检索的话,马上就能找到想要的文件。
合同电子化管理