引进无纸化会议要注意的8个事项

“无纸化会议”不仅能大幅度削减用纸费用和印刷成本，还能更顺畅地共享资料等丰富的优点，让很多企业选择了它。在公司导入无纸会议系统时，要注意以下8个事项。

1.引进的目的是否明确

在讨论无纸化会议的时候，需要明确目的。有必要明确是为了削减成本，还是为了便利，还是其他原因。如果这一点含糊不清的话，就无法让周围的人接受，可能会导致计划受挫。

2.能节省多少成本和劳动力

无纸化会议最大的好处是削减复印用纸费和印刷成本，减少会议资料的事前准备的工夫。在现在的情况下，为了实施会议需要花费多少成本，导入后会产生多少效果，用数值来衡量是很重要的。

3.安全措施是否充分

无纸化会议是通过服务器来共享会议资料的，信息的机密性和安全性必须要有保证。通过用户ID进行的阅览限制、禁止外传、下载等，确认是否有能够灵活进行信息泄漏对策的设定是很有必要的。

4.不熟悉电子产品的员工也能轻松使用

根据企业的不同，电子产品使用能力也有差异。如果本公司员工的年龄层高、缺乏电子产品知识的员工偏多的话，请尽量选择操作简单的系统。复杂的系统会降低会议效率，反而会增加对无纸化的抵抗感。

5.能自由阅览资料和记笔记吗

即使是数字化会议资料，也要和纸质会议资料一样，能够按照自己的节奏翻页、记笔记、添加标记，提高对会议内容的理解度。导入无纸化会议一定要判断是否具有这些功能。

6.资料的准备和销毁方便吗

无纸化会议的好处不只体现在会议上，事前的准备和事后的工作都能提高效率。如果是记载了公司机密等重要信息的资料，会议结束后如果可以一键删除的话，可以减少信息泄露的风险，减少碎纸机处理的时间。

7.能否与远程会议系统结合

无纸化会议产品也可以与远程会议相结合使用。如果有计划在多个地点之间进行无纸会议的话，最好事先确认一下能不能和远程会议系统一起使用。

8.考虑设备成本和教育成本

在无纸化会议系统中，会议资料大多是用电脑或平板电脑浏览的。如果公司内没有平板电脑终端的话，需要购买，此外还需要对不熟悉电子产品的员工进行使用教学。