欢迎来到普拉内特!
  • 关注微信公众号
    微信公众号

企业实施无纸化的推进方法和要点

2021-05-19 87
企业实施无纸化的推进方法和要点

在近年来工作方式的不断改革中,不用纸质文件的无纸化受到了极大的关注。下面为大家解说实施无纸化的推进方法和要点。

1.无纸化的推进方法

无纸化虽然有很多好处,但现状是不少公司迟迟无法推进。这是因为市面上缺少不习惯电脑的人也能轻松使用的无纸化软件结构,以及无法确保像纸质媒体那样便利等原因。

•全公司的参与

为了推进无纸化,需要管理层积极引导,全公司致力于无纸化。

因为文件的形式并不是由员工决定的,也包含了管理层的判断。文件的保存形式需要同时满足普通员工与管理层需求,如果不全公司参与就无法渗透到整个公司。

•阶段性地引进

越是规模庞大的公司,就越是不可能一次性导入无纸化系统。因此,要明确先后顺序,阶段性地导入。可以从核心部分,或重要部分开始阶段性地导入。

•推进平板电脑的导入

现在,日常使用智能手机的人增加了。对于比起电脑更习惯与用手机的用户而言,他们可能更加适应平板电脑。平板电脑可以像手机一样随身携带,随取随用,由能够像电脑一样清晰地展示文件。使用平板电脑可以降低引进难度,普及速度也会加快。

•无纸化的启发

很多员工都认为没有必要推行无纸化,只是因为企业推进无纸化而被动地接受,这会导致思想上的不一致,不但影响无纸化对效率带来的正面效果,还会导致文件的完全性问题。因此,首先有必要在企业内开展无纸化的启发活动。如果不能理解为什么要无纸化、以及与员工之间的关系的话,很难得到积极的作用。

2.实施无纸化的要点

为了最大限度地活用无纸化文件和资料,进行数据化是很重要的。不仅是扫描过的纸质文件,电脑制作的资料等也要进行数据化,这样能够提高资料的利用价值。

•准备大屏幕显示器和平板电脑

执着于纸质资料的人们列举的理由之一就是资料看不清楚。为了解决这个问题,可以考虑使用分辨率高的大显示器,使用操作性好的大屏幕平板电脑等方法。

•假设有对电子产品不熟悉的人

有必要创造一个即使不习惯电子产品也容易使用的环境。为了不访问多余的信息,进行详细的权限设定是有必要的。

•使用合适的系统

构筑这样的无纸化结构不是简单的事情。在斟酌实现无纸化所需的功能之后,导入满足条件的系统可以说是捷径。如果是搭载了演示功能、提供无纸化会议功能的话,适用范围也更加广泛。这里推荐我们的产品SmartDiscussion,提供无纸化会议文件演示功能,支持双屏模式,是一款不错的企业文件管理系统,可以申请账号免费试用,体验该软件的便利性。

•循序渐进

在系统还没有导入之前,可以先着手于扫描文件,将文件电子化。

下一篇:敬请期待