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论无纸化会议的优缺点

2020-10-19 90

您知道“无纸化会议”吗?无纸化会议正如字面所示,是指不使用纸质资料的会议,通过无纸化会议可以享受到各种各样的好处。本文会客观评价无纸化会议的优点和缺点。


无纸化会议的优点:

优点1.可以减少资料的印刷费用

通过进行无纸化会议,可以减少资料的印刷成本。会议大多是一边看纸质资料一边进行,但是要准备全体参会者的资料的话需要纸张费和印刷费,印刷量大的话还需要保管场所。

如果能实现无纸化会议的话,可以削减这些成本。被削减的成本可以直接换算成人民币,这是非常直观的优点。

优点2.可以减少会议前后花费的时间

用纸质资料除了需要印刷费,为了准备会议,使用复印机或者把会议后不需要的资料扔进碎纸机里等,很多情况下需要花费大量的时间成本。

资料准备所花的时间对企业来说也是运营成本之一。应该尽量减少机械化劳动来节约时间,把相应的时间用在对企业有意义的工作上。

优点3.可以降低信息泄露的风险

无纸化会议也与强化安全有关。纸质资料有丢失、私有化和被盗的风险,但是数据化的资料可以在系统上确保安全。对某些资料数据也可以通过设定密码等方法添加阅览权限,也可以限制外部的访问。虽然构建完全安全的体制并不简单,但是和纸质资料相比,可以说极大地降低了信息泄露的风险。

优点4.易于应对远程会议

通过网络连接,可以很容易地向不在场的人分发资料。不在公司也能开会,不需要去现场,能够减少移动时间和交通费。如果是远程会议的话,成员只需调整时间就足够了,所以不受地域限制。


无纸化会议的缺点:

缺点1.受屏幕限制,一次很难看到多份资料

如果是纸质资料的话,只要桌子上的空间允许,多少张都可以展开,只是在收拾方面有些困难,但是数字化资料有电脑和平板电脑等用于阅览资料的设备屏幕尺寸的限制。有不少人喜欢一次性阅览多份资料,所以阅览性不好是缺点之一。想要避免这个问题,需要准备更多或更大的屏幕。

缺点2.会议中记笔记不直观

如果是纸质资料的话,可以在空白处做笔记,但是数字化资料的话就比较困难。并不是说不能记笔记,但做笔记没有纸质文件直观。不过这一点是可以通过科技的进步解决的,现在很多平板电脑都可以通过触笔手写,添加笔记更加方便了。

缺点3.对于不习惯电子产品的人来说不够便利

不习惯电子产品的人参会的话,因为不习惯电子产品可能会影响使用。因为要事先学习设备的使用方法,会让人产生一种“为了提高效率引进无纸化会议,却反而增加了学习成本”这种感觉。